Ilustração para errata de e-mail com uma mulher com expressão de preocupação

Errata de e-mail: como retificar um e-mail enviado errado

Geraldo LuccianiJornalista, especialista em marketing digital4 de setembro de 2023 · atualizado em 19 de setembro de 2023

Neste artigo, vamos abordar sobre a errata de e-mail: os tipos de erros de e-mail, como lidar com eles e como evitar que ocorram.

O e-mail ainda é uma ferramenta de comunicação muito importante, mesmo com a popularização de aplicativos de trocas de mensagens instantâneas.

No ambiente empresarial, então, o e-mail corporativo é indispensável. Dessa forma, quem utiliza essa valiosa ferramenta está sujeito a erros.

Afinal, quem nunca viveu a terrível experiência de enviar uma mensagem com erros?

Tipos de erros mais comuns ao enviar um e-mail

Erros ortográficos e de gramática

Embora comuns e considerados, de certa forma, leves, os erros ortográficos e gramaticais podem afetar a credibilidade não só da sua mensagem, quanto da sua empresa.

Além disso, esses equívocos podem afetar a clareza do conteúdo, ou seja, o destinatário pode não entender a mensagem que foi enviada.

Esses erros incluem: digitação, ortografia, concordância verbal e nominal, uso incorreto de pontuação, frases de duplo sentido, cacofonia etc.

Links incorretos

Além de frustrar o destinatário da mensagem, enviar uma mensagem com links incorretos pode prejudicar a eficácia da sua mensagem.

Imagine! Você envia uma grande promoção com link de compra para sua lista e só percebe dias depois que ele não direciona para onde você queria? O prejuízo é certo.

Um link incorreto pode levar a lugares errados, a informações irrelevantes ou até mesmo a sites maliciosos. Isso pode gerar diversos impactos:

Caso o seu cliente clique em um link que não direciona para o local/conteúdo esperado, certamente causará uma frustração e até mesmo algum tipo de confusão na cabeça dele.
Esse tipo de erro indica uma comunicação pouco profissional, isso pode comprometer a credibilidade não só da mensagem, como também da sua marca.
Um link incorreto, mesmo com uma mensagem relevante, pode significar a perda de oportunidade de venda, conversão ou engajamento com o seu conteúdo/serviço/produto.

Promoções equivocadas em e-mail marketing

Ao enviar um e-mail marketing para sua cartela de clientes com informações equivocadas, há grande chance de prejudicar a sua imagem corporativa.

Quando um cliente não tem a sua expectativa atendida, como resultado criamos algum nível de insatisfação, que pode ocasionar na perda desse cliente.

Além disso, pode culminar em redução de confiança e credibilidade. Com isso, esses clientes podem não acreditar em promoções futuras ou até mesmo falar mal da marca.

Níveis de gravidade de envio de mensagens com erro

Erros leves: normalmente são erros de digitação/gramaticais e que não comprometem o entendimento da mensagem.
Erros graves: envio de links incorretos, promoção com valores errados, informações imprecisas/confusas que comprometem o entendimento ou a eficácia da mensagem.
Erros muito graves: são aqueles que contêm dados sensíveis, conteúdo que possa ofender alguém ou até mesmo com informações confidenciais.

Errata de e-mail: como lidar com os erros

A maioria dos erros podem ser corrigidos. O importante é agir rapidamente para minimizar os danos que o envio possa causar ou ter causado.

Reforçando. Assim que perceber o erro, envie a errata de e-mail imediatamente. Reconheça o erro e entregue a informação correta.

Se for leve, em que o cliente consiga perceber que foi um erro de digitação. Cabe uma avaliação da equipe para definir a necessidade ou não de mandar uma correção.

Erros, normalmente, podem afetar a qualidade da informação. Por isso, é prudente, além do reconhecimento, pedir desculpas. Isso demonstra responsabilidade pelo erro por parte da empresa.

Caso o erro envolva o envio de e-mail marketing, o impacto pode ser significativo. Por isso, além de fazer o que está escrito acima, considere oferecer algum tipo de desconto ou compensação para o seu cliente.

Quando um tipo de erro de envio acontece, principalmente no caso de uma campanha de e-mail marketing, é importante rever os processos para evitar que isso aconteça no futuro.

Para envios importantes, aconselha-se sempre ter bem desenhado as fases de revisão e aprovação de campanhas.

Boas práticas antes de enviar uma mensagem

Mensagens profissionais precisam de atenção redobrada. Então, para que sua comunicação seja precisa e profissional ao enviar um e-mail ou e-mail marketing, vale criar algum tipo de checklist para guiar nessa tarefa.

Algumas sugestões para evitar o envio de uma errata de e-mail:

Faça uma revisão criteriosa

Erros ortográficos são embaraçosos. No entanto, isso é muito fácil de ser evitado. Antes de enviar uma mensagem, releia o conteúdo algumas vezes. A revisão cuidadosa é imprescindível para evitar equívocos.

Uma dica: utilize a correção automática do seu webmail (acessado pelo navegador) ou do programa de cliente de e-mail que você utiliza (Outlook, Thunderbird etc).

Dependendo da situação, em casos que precisam de um cuidado maior no envio, pedir uma segunda opinião, ou seja, pedir a um colega para reler o conteúdo, pode evitar um envio de mensagem com erro.

No caso de envios de e-mail marketing, a revisão executada por alguém com domínio da língua portuguesa é imprescindível.

Outro ponto que muitos profissionais esquecem é o assunto do e-mail. Ele é o primeiro conteúdo que o seu destinatário vai ler. Além de ser relevante, é importante que ele esteja correto.

A sua revisão também precisa levar em consideração, para evitar mal-entendidos, as informações em números, como valores das promoções, estatísticas e dados.

Confira links, anexos e destinatários

O conteúdo da mensagem é extremamente importante, no entanto, não é a única parte que precisa de atenção antes de enviar uma mensagem.

Por isso, é aconselhável que informações (como preço e datas), links (muito importante), imagens que porventura tenha incluído e os destinatários sejam conferidas com atenção.

Cuidado com os destinatários. Enviar uma mensagem a quem não deveria pode gerar constrangimentos. Por isso, muita atenção, principalmente, com a função de responder a todos.

Além disso, os anexos merecem atenção especial. Se for um documento, certifique-se de que ele está na sua versão correta/atualizada.

Boas práticas para envio de e-mail marketing

O envio de e-mail marketing é uma prática muito importante para os negócios de uma empresa. É imprescindível trabalhar para evitar envio de errata de e-mail.

Por isso, devemos garantir o envio de mensagens que sejam compreendidas e, principalmente, bem-recebidas pelos destinatários.

Com algumas boas práticas, o seu material pode ter o impacto desejado:

Certifique-se que você possui o consentimento para enviar essa mensagem. Atenção à Lei Geral de Proteção de Dados;
Sempre que possível, personalize o seu e-mail: coloque o nome do destinatário e crie um conteúdo que seja interessante para ele.
Escreva um assunto claro, conciso, atraente e verdadeiro para aumentar as chances de sua mensagem ser aberta. Cuidado com palavras que podem direcionar o seu e-mail para o SPAM.
Crie um conteúdo direcionado, relevante, conciso, claro e organizado. Então, cuide bem da formatação, não escreva em caixa alta e não utilize excesso de pontuação.
Inclua todas as informações de contato: nome, telefone e outros detalhes para facilitar que o destinatário acione a sua empresa.
Arquivos grandes no anexo podem prejudicar o recebimento. Caso precise enviar, opte por fazer o upload em um drive na nuvem e inclua o link na mensagem.
Modere na frequência de envio de mensagens. Além disso, preocupe-se em seguir as preferências dos seus contatos e sempre ofereça uma opção de cancelamento de envio.
Teste o seu material em vários dispositivos como computador, celular e tablet para aumentar as chances de seu conteúdo ser bem visualizado em todas as telas.
Dispare a mensagem a partir de um e-mail profissional com o nome da sua empresa para aumentar a credibilidade;
Escolha uma empresa de hospedagem de e-mail que oferece criptografia na troca de mensagens para aumentar a segurança do envio;

Conclusão

Erros acontecem. No entanto, a forma como você lida com eles pode fazer diferença entre perder ou fidelizar um cliente.

Portanto, esteja preparado para ser transparente, ágil e responsável ao lidar com esses acontecimentos.

Além de saber o que fazer ao detectar um erro, é importante criar estratégias para evitar que equívocos aconteçam.

Por isso, apresentamos algumas ferramentas, como o checklist e boas práticas para minimizar erros e, consequentemente, prejuízos.

Por fim, é importante ressaltar que o erro pode ser uma oportunidade para melhorar os processos de envio de conteúdo em sua empresa e, mais que isso, fortalecer o relacionamento com os clientes.