E-mail como prova judicial: aspectos importantes

Os e-mails são parte fundamental de muitos processos, tanto profissionais, quanto pessoais.

Seja para comprar um produto ou para troca de informações comerciais, ele é a principal ferramenta para registro de um compromisso.

Por isso, esse método de comunicação pode ser usado como prova em inquéritos e processos judiciais

No entanto, para que isso ocorra, o e-mail deve atender a alguns requisitos como, por exemplo, a possibilidade de certificar a sua autenticidade.

Podemos utilizar somente o PDF do e-mail?

Em algumas situações, sim. Mas é importante saber que nem sempre. Isso vai depender. Alguns juízes entendem que, se a parte contrária não contestar o PDF como prova, ela é legítima.

No entanto, na maioria dos casos, a entrega de e-mails como provas em um tribunal não se limita simplesmente a reproduzir o conteúdo em um arquivo, sendo em PDF ou qualquer outro formato.

Por isso, essa apresentação pode variar de acordo com as regras do tribunal e as preferências das partes envolvidas.

Sendo assim, o mínimo que deve ser feito é incluir o cabeçalho completo do e-mail, que contém informações sobre o remetente, o destinatário, a data e a hora do envio.

O que as partes envolvidas devem ter em mente é que será preciso provar que a mensagem é autêntica e não foi adulterada.

Partes envolvidas em uma mensagem eletrônica

Remetente e destinatário

Uma questão importante para que um e-mail seja considerado como prova é que o registro nos permita identificar quem são as pessoas que estão nesta mensagem.

Por isso, o documento deve apresentar o remetente e os destinatários da mensagem.

Conteúdo do e-mail

O arquivo apresentado deve conter todo o conteúdo e todas as trocas de mensagens referentes ao assunto tratado.

Caso contrário, poderá ser caracterizado como manipulação ou tentativa de retirar o conteúdo do contexto.

Data e hora

É indispensável, para que um e-mail tenha valor documental, que o arquivo apresente data e hora para que seja inserido na linha do tempo e localizado historicamente.

Assinatura eletrônica e/ou certificado digital

Embora, em alguns casos, não seja fator determinante, caso o e-mail tenha uma assinatura eletrônica ou um certificado digital (certificação digital da Autoridade Certificadora, credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP) isso vai aumentar a confiança da mensagem e diminuir drasticamente a chance do seu e-mail ser refutado como prova.

Valor documental do e-mail

Alguns aspectos para garantir o valor documental de um e-mail para que possa ser utilizado com prova são:

• Autenticidade: a possibilidade de garantir que a mensagem foi realmente escrita e enviada por quem diz;
• Confidencialidade: relacionado ao controle de acesso a essa mensagem, ou seja, quem pode ler seu conteúdo;
• Integridade: a necessidade de provar que o arquivo não foi corrompido ou adulterado;
• Irretratabilidade: é quando o autor não consegue negar que foi ele quem mandou o e-mail.

O que são metadados e porque é importante

Os metadados são informações técnicas e complementares relacionadas a um e-mail. Normalmente, são dados que não estão aparentes na mensagem.

Um exemplo de metadados, no caso dos e-mails, é o cabeçalho da mensagem. Mas só isso não nos mostra a autenticidade do e-mail.

Sendo assim, pode ser preciso acessar o código-fonte da mensagem para obter: endereço IP do destinatário, nome da máquina de envio, data e horário do envio etc.

Como encaminhar um e-mail para prova

Para que o e-mail seja válido como prova judicial, não devemos apenas encaminhá-lo para o advogado.

Embora o Juizado Especial aceite outros formatos como prova (inclusive texto livre), o ideal é reproduzir/imprimir o e-mail completo, com todas as conversas, anexos e metadados em formato PDF.

Esse formato é utilizado especificamente para arquivamento de longo prazo e tem sido aceito pela maior parte dos tribunais do país como documento sem modificação após a criação do arquivo.

Além disso, deverá ser encaminhado a imagem das propriedades desse documento em PDF. Para isso, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção “propriedades”.

Como obter os metadados de um e-mail

Webmail Task

• no tema moderno: abrir ou selecionar a mensagem > clicar em Mais > Exibir código-fonte
• no tema clássico: abrir ou selecionar a mensagem > clicar no ícone da engrenagem > Exibir código-fonte

Gmail

Quando estiver com a mensagem aberta, clique nos três pontos que está próximo a opção de responder a mensagem.

Clique na opção “Mostrar original” e escolha a opção “Fazer download da mensagem original”.

Hotmail

Quando estiver na mensagem na qual precisa ver o cabeçalho, clique com o botão direito do mouse na opção “View Message Source”. O cabeçalho abrirá em uma janela nova.

Yahoo

Com a mensagem aberta, clique em “more” e depois em “View Raw Message”. O cabeçalho abrirá em uma janela nova.

Outlook

Clicar duas vezes em cima da mensagem para abrí-la > menu Arquivo > Informações > Propriedades > os cabeçalhos estarão no campo Cabeçalhos de Internet

Invasão de privacidade x e-mail corporativo

Não podemos esquecer da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e que, portanto, os tribunais podem rejeitar e-mails que foram obtidos ilegalmente e/ou por violação de direitos de privacidade.

No entanto, para disputas judiciais entre funcionários e empresas, o e-mail corporativo pode ser usado como prova sem autorização judicial.

Neste caso, parte-se do pressuposto que o e-mail corporativo e computador utilizado pelo funcionário são ferramentas de trabalho, de propriedade da empresa, e não para uso pessoal.

Ainda assim, é importante que a empresa tenha um manual de conduta e de utilização de equipamentos, deixando claro as permissões de uso do e-mail corporativo e dos equipamentos da instituição.